Il y a quelque chose de satisfaisant à ajouter l'adjectif international au nom de votre conférence ou séminaire. Ça fait tout de suite plus sérieux, non ?
Mais ceux dont le métier est d'organiser ce genre d'évènements vous le diront : il n'est déjà pas simple d'organiser un séminaire ou une conférence dans une seule langue ; ajouter une dimension multilingue équivaut à multiplier les enjeux. Pour que l'interprétation simultanée soit réussie, il va maintenant falloir penser à des tâches supplémentaires, comme recruter et coordonner les équipes d'interprètes, traduire les supports ou veiller à ce que votre auditorium soit équipé de cabines insonorisées.
Allez, je vais vous donner un petit coup de main...

Checklist de la conférence multilingue
J'ai résumé toutes les étapes sous forme de checklist, d'abord pour un évènement national, puis avec les éléments supplémentaires à prendre en compte pour créer une conférence avec interprétation en plusieurs langues.
Vous êtes pressé ? N'hésitez pas à cliquer sur le passage qui vous intéresse, je ne vous en tiendrai pas rigueur.
Objectifs et public ciblé
Équipe et partage des responsabilités
Budget
Planning collaboratif
Choix du site
Date
Programme
Marketing
Équipement and accessibilité
Ressources à l'attention des délégués
Hospitalité
Répétitions
Se préparer aux imprévus
Budget
Débrief
Analyses et statistiques L'année prochaine...
Planification stratégique pour organiser une conférence multilingue
Définir vos objectifs et votre public cible
Quel est le principal but de l'évènement ? Il peut s'agir de :
Présenter de nouvelles informations, recherche ou méthodologie aux membres de votre secteur d'activité
Offrir une formation ou un cours magistral sur une thématique spécifique
Mettre en avant une marque, des produits, des prestations
Briefer les médias en amont ou en aval d'un grand évènement
Imaginer une opportunité de réseautage et de rencontre pour votre secteur d'activité
Répondre aux conditions d'un financement qui requiert une conférence finale
Choisir son équipe logistique
Nommer la bonne personne pour chaque tâche et responsabilité permettra de faire en sorte que chacun connaisse son rôle, ses responsabilités, ses livrables et ses délais. Il peut s'agir de la promotion de la conférence, de l'organisation des intervenants, du choix du site, des déplacements et réservations ou encore de la gestion du budget.
Conférence multilingue : travailler avec une agence ou en interne
Pour organiser vos interprètes, deux options s'offrent à vous : recruter vous-même vos cabines, ou faire appel à une agence.
Si votre budget le permet, une agence peut soulager votre équipe.
Si vous avez suffisamment de ressources humaines, vous pouvez réduire le budget interprétariat en supprimant les intermédiaires.
(N'hésitez pas à prendre contact avec moi s'il vous faut une interprète français-anglais.)
Gestion du budget
En fonction de la thématique, du type d'évènement et des objectifs définis, il existe proreblement plusieurs moyens de financer votre conférence. Compterez-vous principalement sur la vente de billets d'entrée ? Sur des sponsors ? Sur le budget marketing de votre organisation ou client ? Sur des subventions ?
Préparez une feuille de calcul et enregistrez toutes vos dépenses (estimées, prévisionnelles ou réelles) et tous vos financements. Cette opération est à réaliser le plus tôt possible afin de veiller à la viabilité financière de l'opération.
Conférence multilingue : les revenus et dépenses liés à l'interprétation en plusieurs langues
Côté recettes, tenez compte des revenus supplémentaires issus du public et des éventuels sponsors internationaux.
Côté dépenses, prenez aussi en considération le tarif journalier de vos interprètes (pour un recrutement en direct, prévoyez environ 600 € par jour, par interprète) et, le cas échéant, du coût de la location de l'équipement audio ou des cabines insonorisées.
Planning collaboratif
Préparez un ordre du jour dans un format facile à partager (Google Drive ou similaire), et prévoyez d'y inclure aussi un planning détaillé, avec les noms et coordonnées des intervenants, équipes techniques et organisateurs, ainsi que les liens visio (Zoom ou autre) pour les évènements hybrides.
Ce document deviendra rapidement la référence de tous pendant la planification et le jour J.
Conférence multilingue : attribuez les interprètes et les cabines
Dans ce même document, vous pouvez commencer à insérer les noms, langues et cabines ou liens Zoom de vos interprètes.
Vous pouvez aussi ajouter les noms et coordonnées des techniciens du son ou des entreprises de location d'équipement.
Identification du site
Sélectionnez les sites, palais des congrès ou parcs expo susceptibles de correspondre à vos besoins et prenez contact afin de discuter de leur capacité et de leurs disponibilités. L'idéal reste bien entendu de vous y rendre en personne. Quelques questions à vous poser :
Le site est-il facile d'accès par les transports en commun, et le stationnement à proximité est-il suffisant ?
L'espace est-il suffisant, et le coût est-il acceptable compte tenu du budget prévu ?
Le programme du site prévoit-il, aux mêmes dates, d'autres évènements susceptibles de vous faire concurrence ?
Le cas échéant, la salle prévoit-elle un hall ou un espace extérieur où installer des éléments d'exposition ?
Souhaitez-vous organiser une soirée ou un dîner, et l'espace peut-il être organisé pour cela ?
Vos intervenants et participants ont-ils des besoins spécifiques (accessibilité, équipement, espace) ?
Préparez une liste de sites par ordre de préférence, puis réfléchissez aux dates. C'est aussi le moment de réfléchir aux modes de diffusion hybrides.
Conférence multilingue : cabines insonorisées et systèmes audio
Les sites retenus sont-ils équipés d'auditorium ou de systèmes audios adéquats ? Des cabines insonorisées sont-elles déjà installées pour vos interprètes ou faudra-t-il louer des cabines provisoires (c'est tout à fait faisable) ?
Pour un évènement hybride, vous pouvez aussi envisager d'utiliser la plateforme visio pour l'interprétation - Zoom le fait très bien.
Risques et premiers secours
Pour tout évènement en personne, un document d'évaluation des risques est obligatoire. Prévoyez aussi des personnes formées aux premiers secours parmi vos équipes ou vos intervenants externes et du matériel de premiers secours voir, pour les manifestations plus importantes, une ou plusieurs tentes de secouristes ou même la présence de secouristes professionnels.
N'oubliez pas qu'un employeur reste responsable de la sécurité de son personnel, même en dehors de ses locaux.
Arrêt d'une date
Prévoyez suffisamment de temps pour organiser votre évènement. Vérifiez aussi que la date ne coïncide pas avec d'autres grands évènements ed vote secteur d'activité, ni avec des périodes connues pour être trop calmes comme les congés d'été ou de Noël.
La présence de certains de vos intervenants, employés ou invités est-elle considérée comme indispensable ? Vérifiez leur disponibilité le plus tôt possible.
Conférence multilingue : réservez à l'avance vos interprètes
Dès que la date est arrêtée, communiquez-la à votre prestataire ou directement à vos interprètes. Plus vous réservez tôt, plus vous aurez le choix des interprètes, notamment en matière de connaissances préalables, de compétences et de tarifs.
Préparation du programme
Tenez compte du public ciblé et des propositions de vos intervenants pour offrir un planning varié et qui répond à la thématique prévue. Réfléchissez notamment aux éléments suivants :
Moment de la journée. Réservez les débuts de matinée aux présentations les plus lourdes, préférez quelque chose d'interactif ou amusant pour les horaires de sieste (après le déjeuner), et prévoyez les expos et les opportunités de réseautage pour les pauses café et la fin d'après-midi.
Connaissances préalables. Votre public est-il déjà compétent et expérimenté en la matière ? Serait-il préférable de partager certaines informations ou ressources en amont ou dans les zones d'expo pour mieux préparer vos délégués ?
Interactions. Si vous prévoyez de faire intervenir les membres du public, il vous faudra un micro portatif.
Appel à participer. Pensez à publier et diffuser un appel à participation si vous souhaitez attirer des intervenants de qualité.
Prix et récompenses. N'oubliez pas de prévoir une liste d'achats, le cas échéant.
Conférence multilingue : partagez les ressources avec vos interprètes à l'avance
Communiquez dès que possible le programme, les ressources et diaporamas avec vos équipes d'interprétation simultanée pour les aider à préparer le vocabulaire technique.
Pensez aussi à préparer vos intervenants. S'exprimer par l'intermédiaire d'un interprète demande une certaine adaptation. Vous pouvez lire et partagez mes 6 astuces pour parler en public ou par l'intermédiaire d'un interprète, ou encore télécharger mon guide sur l'expression à travers un interprète.
Si vos intervenants viennent de loin et parlent une autre langue, veillez à recruter les bonnes combinaisons de langue et à vérifier que vos interprètes sont à l'aise en mode relais.
Si vous avez prévu de faire intervenir le public, vérifiez que le micro mobile passe par le système audio ou Zoom, et rappelez à vos participants de porter leurs oreillettes pour accéder à la version traduite.
Bien préparer son évènement
Activités de communication et marketing
Il existe de nombreuses manières de faire la promotion d'une conférence ou d'un évènement. La liste ci-dessous n'est pas exhaustive, et toutes les suggestions ne sont pas forcement applicables :
Document à distribuer : créez un flyer ou une petite affiche facile à partager pour résumer les grands moments de votre conférence (intervenants spécialisés ou célèbres, inauguration de nouveaux produits, anniversaires ou célébration, grand moment sportif ou culturel...).
Présence en ligne : préparez une landing page au dos de votre site internet, et un texte standardisé à diffuser sur les autres sites internet listant les conférences importantes ainsi que pour vos sponsors ou autres parties prenantes du secteur.
Réseaux sociaux : partager l'adresse de cette landing page sur les réseaux sociaux. Créez aussi une page réservée aux mises à jour concernant votre évènement sur tous vos réseaux sociaux et encouragez le public à s'inscrire pour recevoir vos mises à jour (à publier régulièrement !).
Identité et image de marque : imaginez des ressources visuelles et faciles à partager, et attribuez un #hashtag à votre évènement pour simplifier la promotion avant et pendant les grands moments.
Conférence multilingue : confiez les traductions à vos interprètes
Le scénario idéal consiste à confier toutes les tâches de traduction aux mêmes linguistes, c'est à dire à vos interprètes le jour J. C'est pour eux l'occasion de se familiariser avec le contenu, et c'est aussi le meilleur moyen d'assurer la cohérence due style et de la terminologie.
Et n'oubliez pas de largement partager le fait que votre conférence sera diffusée en plusieurs langues. Vous pouvez désormais promettre à vos invités un évènement véritablement international !
Diaporama
En ligne comme en personne, il est préférable de confier à une seule personne la responsabilité des informations qui doivent apparaître à l'écran ou sur scène. Cela vous évitera notamment les moments difficiles où l'intervenant ne réussit pas à partager ses diapos. Sur scène, il est généralement possible d'utiliser un cliqueur pour passer à la page suivante.
Conférence multilingue : ajoutez une première diapo pour expliquer comment choisir une langue
En ligne, indiquez à votre public comment choisir l'interprétation dans la langue choisie. À titre d'exemple, vous pouvez utiliser ma diapo sur l'interprétation Zoom.
Sur scène, ajoutez une diapo pour rappeler à vos participants de se munir d'écouteurs alors qu'ils entrent dans l'auditorium, et pour leur expliquer le fonctionnement.
Gérer la presse
Si votre évènement est susceptible d'attirer l'attention des médias, mieux vaut vous y préparer à l'avance. Commencez par prévoir une ou plusieurs conférences de presse aux moments clés et par y inviter les représentants des principales publications de votre secteur.
Conférence multilingue : faudra-t-il interpréter les conférences de presse ?
L'équipement nécessaire à l'interprétation d'une conférence de presse diffère de celui couramment utilisé dans un auditorium. Il faudra probablement prévoir ce qu'on appelle un "Bidule", ou envisager une interprétation consécutive.
Équipement et accessibilité
Vos intervenants ont-ils des besoins particuliers, et le site ou auditorium est-il en mesure d'y répondre ? Il peut s'agir de :
Écran et projecteur
Effets spéciaux
Affichage ou autres éléments visuels pour présenter leur travail.
Conférence multilingue : quel équipement pour une interprétation simultanée réussie ?
Les interprètes préfèrent généralement utiliser leurs propres casques ou écouteurs, mais il faut qu'ils aient accès à une cabine insonorisée (en personne) ou à une plateforme offrant plusieurs langues sous forme de canaux (cabines), comme Zoom ou Kudo pour les évènements en ligne. Si votre auditorium n'est pas déjà équipé, il est possible de louer des cabines portatives.
Quant au public, il faudra lui fournir des bidules individuels pour leur permettre d'écouter les interventions dans la langue de leur choix. Il est possible de louer ces appareils, mais il faudra veiller à les recharger à la fin de chaque journée.
Participants et kits d'information
Après clôture des ventes de billets, vous pouvez préparer la liste des participants et de leurs coordonnées, rôle (invité, intervenant, personnel, etc). Vous l'aurez deviné, toutes ces données peuvent être partagées par le biais de votre planning collaboratif.
Pour les évènements en personne, la coutume veut que l'on fournisse à chaque participant un kit d'information. Celui-ci pourra contenir des renseignements tels que :
Ordre du jour et synthèse des présentations prévues
Badge indique les nom, prénom, organisation et langues parlées par le participant
Informations logistiques, comme le menu du déjeuner ou les codes wifi
Cadeaux gratuits de la part des sponsors ou de marques connectées à l'évènement
Renseignements concernant le site, les environs, ainsi que les sorties de secours ou l'accès aux secouristes
Conférence multilingue : que traduire ?
Il est largement préférable, pour minimiser les dépenses, de se contenter de courts textes et de réunir plusieurs langues sur un même dépliant plutôt que de succomber à la tentation des traductions automatisées.
N'oubliez pas de glisser dans le kit une page d'information traduite dans les langues concernées sur l'accès à l'interprétation simultanée !
Hôtellerie
Il existe deux solutions pour nourrir vos invités :
Inclure le déjeuner et/ou le dîner dans le prix du billet ou dans votre du budget et faire intervenir un traiteur hôtelier pour créer une prestation à la hauteur
Inviter des prestataires hôteliers externes à monter une installation sur place et vendre des sandwichs, snacks, ou autres à vos participants.
La première demande un peu plus d'organisation, mais c'est aussi un excellent moyen de donner de la valeur à votre proposition. La seconde simplifie les choses pour vous. N'oubliez pas de trouver un accord avec le prestataire pour inclure les repas de vos intervenants et personnel.
Conférence multilingue :
Il est de bonne guerre d'offrir les repas à vos interprètes et à l'équipe technique.
Récompenses, prix et remerciements
Si votre évènement appartient à la catégorie remise des prix, confiez à un membre de votre équipe la responsabilité de trouver les prix ou trophées et d'organiser les critères de sélection ainsi que la cérémonie.
Si ce n'est pas le cas, il reste courtois de prévoir des offrandes à la fin de la dernière journée pour remercier vos intervenants, ainsi que les organisateurs (fleurs, chocolats, souvenirs...)
Dans les deux cas de figure, il faudra en tenir compte dans votre budget et dans votre organisation. La liste d'achats peut apparaître dans votre planning collaboratif.
Conférence multilingue : remerciements
N'oubliez pas de consacrer quelques secondes de votre discours de conclusion à remercier les interprètes - le public qui entend leur voix depuis plusieurs heures/jours appréciera aussi l'attention.
À l'approche de l'évènement
Répétition
Si votre budget vous le permet, il est recommandé de réserver le site avec un ou deux jours d'avance et d'organiser une répétition impliquant toutes les équipes et les intervenants. C'est une chance de tester le son et les systèmes, de répondre aux questions et préoccupations des intervenants, de tester les timings et de familiariser tout le monde avec le planning.
En personne, vous pouvez simplement donner rendez-vous à tout le monde la veille. Pour les évènements hybrides ou en ligne, organiser simplement une rencontre de tests techniques quelques jours avant.
Si ce n'est vraiment pas possible, prévoyez au minimum une séance en visio avec toutes les parties prenantes afin de passer en revue l'intégralité du programme, de répondre aux questions et de vérifier que chacun connaît son responsabilités.
Conférence multilingue : invitez vos interprètes à la répétition
Ce sera l'occasion de tester les cabines et le système audio, ou de s'assurer que les cabines Zoom, Kudo ou autres fonctionnent correctement.
Prévoyez... les imprévus
Essayez d'anticiper tout ce qui peut dérailler et les solutions que vous pouvez apporter aux problèmes. Voici quelques questions à vous poser à l'avance :
Où diriger les retardataires pour éviter de perturber la séance plénière ?
Qui est susceptible de remplacer un intervenant malade ou absent ?
Qui contacter en cas de problème technique ?
Faut-il prévoir un stock de documents ou fournitures de secours ?
Quels numéros contacter en cas d'accident ou de problème médical urgent (votre équipe de premiers secours, et les numéros d'urgence locaux) ?
C'est aussi l'occasion d'organiser des exercices de réponse aux alarmes incendie, et de réfléchir aux imprévus extérieurs comme les grèves de transport.
Le jour J
Tout le monde sur le pont, avec une longueur d'avance
L'équipe d'organisation, cela va sans dire, doit être présente et de préférence en avance, prête à gérer les éventuels problèmes. On peut espérer que tout le travail de planification que vous avez tous réalisé en amont permettra à la conférence de se passer sans accroc, mais il reste sage de prévoir des membres du personnel sans tâche spécifique et capables de se charger de résoudre un problème sans perturber le reste de l'évènement.
Après l'effort... l'exaltation
Débrief et remerciements
Espérons que toute l'équipe puisse trouvera satisfaction dans la grande réussite. Il est probable qu'il y ait aussi des apprentissages à tirer des erreurs. D'où l'intérêt de prévoir, en ligne ou en personne, une rencontre de débrief. C'est aussi l'occasion de remercier votre personnel et vos invités, et de commencer à parler de l'année prochaine.
Conférence multilingue : demandez les retours de votre équipe d'interprétation
N'oubliez pas de faire participer vos interprètes au débrief. Il·elles auront probablement des idées de ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois pour un évènement international encore plus réussi.
Retours des participants
Demander les commentaires des participants est une excellente pratique. C'est non seulement l'occasion de commencer la promotion de votre prochain évènement, c'est aussi une chance de réparer une faute, si c'est encore possible.
Conférence multilingue : demandez l'opinion des délégués étrangers
Ont-ils été satisfaits de l'interprétation ? Certains éléments culturels ont-ils posé problème ? Toutes ces infos vous seront bien utiles l'année prochaine.
Budget et analyse
Finalisez votre budget en actualisant toutes les dépenses. Réglez les dernières factures et comparez les coûts réels aux estimations prévisionnelles. C'est aussi le moment de publier vos statistiques (nombre de participants, de prix décernés, etc). Profitez-en pour partager toutes les bonnes nouvelles sur les réseaux sociaux.
Conférence multilingue : donnez une touche internationale à vos statistiques
Pour une conférence qui se veut internationale, il est important de partager des statistiques comme le nombre de nationalités présentes ou la liste des pays d'où viennent les invités.
L'année prochaine...
Pendant que votre mémoire et celle de vos invités sont encore fraîches, passez immédiatement à l'action :
Arrêtez une date et choisissez un site pour la prochaine édition
Encouragez vos participants à s'inscrire pour recevoir votre newsletter ou autre alerte concernant la prochaine édition
Passez en revue les performances de votre équipe et des sous-traitants
Réfléchissez et prenez note des améliorations à apporter
Conférence multilingue : passez en revue l'interprétation
À quels interprètes demanderez-vous de revenir l'année prochaine (et de qui préférerez-vous vous passer) ?
Si vous avez fait appel à une agence pour vous servir d'intermédiaire, est-il indispensable d'y recourir à nouveau la prochaine fois ?
Le site a-t-il répondu aux besoins de l'interprétation simultanée?

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